Actemium is koploper in het automatiseren, digitaliseren en optimaliseren van industriële processen en zet sterke projecten neer bij top-referenties in de voedingsindustrie. Bij Actemium spelen onze project administrators een cruciale rol om het administratieve verloop van onze projecten feilloos te laten verlopen. Om ons team in Aalter te versterken kijken we uit naar een Head of project administration die zowel meewerkt op onze projecten maar ook optreedt als teamcoach voor ons admin team!

Je functie:

• je bent het aanspreekpunt voor het team, je staat in voor het operationeel beleid van het team: systematisch inplannen van overlegmomenten, organiseren van teammeetings, informatiedeling,…
• je ondersteunt je teamleden in hun dagdagelijks werk, je organiseert feedback momenten, zorgt voor open communicatie en creëert een sfeer van vertrouwen.
• je staat mee in voor de werkverdeling en bewaakt de werklast van alle collega’s binnen het team.
• je bewaakt de uniformiteit van de dienstverlening in functie van de vastgelegde procedures. Je zorgt ervoor dat best practices gedeeld worden om een efficiënte werking te garanderen.

Naast je rol als teamlead werk je zelf ook mee op projecten als project administrator. Je ondersteunt onze projectleiders in alle facetten van de projectadministratie:

• je verwerkt inkomende orders: aanmaken projectnummers, budgetingave volgens calculatiesheets, facturatie van vastgelegde schijven
• je staat in voor het plaatsen van materiaalbestellingen: opvragen van prijzen, vergelijkingen maken en controleren van orderbevestigingen
• je plaatst bestellingen bij onderaannemers en volgt deze flow op, ook de wettelijke documenten
• je staat in voor de opmaak van regie-afrekeningen volgens de afgesproken tarieven of specifieke voorwaarden
• je controleert de ureningave van medewerkers en stuurt bij waar nodig
• je staat in voor het correct afsluiten van projectdossiers
• je staat veelvuldig telefonisch in contact met projectleiders, collega’s leveranciers en klanten. je fungeert als centraal aanspreekpunt.

• je hebt een bachelor-diploma en een stevige ervaring in administratie en facturatie.
• je hebt een zeer sterke kennis van SAP: sales orders, purchase orders, facturatie,…
• je bent analytisch ingesteld en werken met cijfers is helemaal jouw ding.
• je hebt ervaring in het aansturen van een team, je kan mensen motiveren en weet de balans te vinden tussen mens- en resultaatsgerichtheid.
• je beschikt over coachende vaardigheden en gaat op een verbindende manier te werk.
• je beheerst het Nederlands perfect, kennis van het Engels is extra troef.

• Actemium maakt deel uit van de sterke groep VINCI Energies
• Je kan rekenen op een vlakke organisatiestructuur, laagdrempelige en collegiale cultuur en een warm team
• We bieden een compleet verloningspakket met tal van extralegale voordelen zoals eco- & maaltijdcheques, bonus, fietslease, verzekeringen, kortingen, 32 verlofdagen, ...
• Actemium is een gedreven én waardengedreven organisatie met oog voor mens & maatschappij
• We organiseren tal van initiatieven rond kennisdeling, sportieve, culturele en/of familiale activiteiten

 VINCI Energies wil een inclusieve werkgever zijn, een plek waar iedereen zich goed voelt, waar iedereen gelijke kansen krijgt, ongeacht geslacht, gender of cultuur.

Alle zij’s, die’s en hij’s hebben het recht om te zijn wie ze zijn en moeten de kans krijgen om zich ten volle te ontplooien. Wij zien diversiteit als een sterkte en het is onze basis voor duurzaam ondernemen. Daarom staan onze vacatures open voor iedereen die voldoet aan de competenties zoals omschreven in de jobomschrijving